home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gigarom 1 / Gigarom Macintosh Archives (Quantum Leap)(CDRM1080320)(1993).iso / FILES / DAS / R-T / REMEMBER220.cpt / Remember? V2.2.0 / Remember? Manual Folder / Part 3, The Desk Accessory < prev    next >
Text File  |  1991-07-31  |  23KB  |  397 lines
  1. “Remember?” V2.2.0 User’s Guide and Bathroom Reader
  2. Part 3, The Desk Accessory
  3. Copyright © 1990-91 by David Warker, All rights reserved.
  4.  
  5.  
  6. The “Remember?” Desk Accessory (DA)
  7. *******************************
  8. Now to the meat of the matter as it were.  The heart of the package, where you spend most of your time browsing and editing, is the “Remember?” Desk Accessory.  It allows you to create and modify occasions and occasion files, browse and print their contents and walk through time checking out what will or has already happened.
  9.  
  10. • Accessing the DA
  11. It is there, probably tucked in just before “Scrapbook” in the “apple” menu.  Normally, when you run the DA from this menu, it will open the Default windows you specified with the “Save Windows As” menu item.  The User windows will be opened instead if you hold down the Shift key while selecting Remember? from the apple menu.
  12.  
  13. • “Edit” Menu Commands
  14. Most “Remember?” windows will respond reasonably to the standard edit commands “Cut, Copy, Paste and Clear.”  See the discussions on individual window types for specifics.  Command-W will close the front window.
  15.  
  16. Occasions are copied to the scrap/clipboard in two formats: a compact internal format retaining the full occasion description and a text form consisting of the occasion template followed by a TAB and the descriptive text.  Internal “Paste” operations use the internal format, the text format is provided as a convenience for pasting into other applications.  The DA attempts to convert text into occasion descriptions when it is Pasted into a Browse or Edit Occasion window.
  17.  
  18.  
  19. The “Remember?” DA Main Menu
  20. *************************
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41. The main Remember? menu appears at the right end of the menu bar when the DA is the active application.  This menu can also be accessed by Command-Option-clicking in any “Remember?” window.  Lets dive into detail on the individual menu items.
  42.  
  43.  
  44. What’s Happening
  45. **************
  46. Create New / Show Existing “What’s Happening” Window. Display the selected range of days in a “What’s Happening” window, creating one if there are none open.  Hold down the “Shift” key while selecting this item to create several What’s Happening windows.  Note that “Of Interest” shows only occasions which are of interest (within their advance notification period) for a given day. “This Week” will show from the previous Sunday to the next Saturday.  “This Month” forces display of the “Calendar Box” in the window.  The pop-up menu for “Days from Today” may look like a scroll bar but it is really a menu.  The top and bottom numbers are the maximum and minimum values respectively and the middle number is the currently selected value.  Get familiar with this menu style since it is used in several places.
  47.  
  48. “What’s Happening” windows are discussed in detail in "Part 4, the DA Windows."
  49.  
  50.  
  51. Calendar Only
  52. ***********
  53. Create New / Show Existing Calendar Window.  Creates a new “Calendar Only” window showing the current month. If there is already an open Calendar window it will be brought to the front. Hold down the “Shift” key while selecting this item to create additional windows.  This window type does not display any occasion data.  It is intended only as a quick reference calendar.
  54.  
  55. “Calendar Only” windows are discussed in detail in "Part 4, the DA Windows."
  56.  
  57.  
  58. Add New Occasion(s)
  59. ****************
  60. Create an “Edit Occasion” Window.  The occasion will be placed, by default, in the last opened occasion file or the last file where you edited or added an occasion.
  61.  
  62. “Edit Occasion” windows are discussed in detail in "Part 4, the DA Windows."
  63.  
  64.  
  65. Find an Occasion
  66. *************
  67. Create a “Find Occasion” Window.  Creates a new, blank "Edit Occasion" style window which can be used to search through the open files for occasion definitions.  Initially, all fields in the window will be disabled.  Simply turn on those you are interested in and set them to the appropriate value.  Selecting "Find" in the window's menu will search for the first occasion that matches the fields you have given.  The window will change to an "Edit Window" if an occasion is found, otherwise you will hear a beep signifying that no matching occasions were found.  Select "Find Next" to bring up the next one.  See the discussion on the menu commands in the "Edit Window" section for details about "Find" and "Find Next" operation.
  68.  
  69.  
  70. Save Windows as
  71. **************
  72. Save the position and size of the current What’s Happening and Calendar windows for later use.  The available sets and their intended uses are:
  73.  
  74. • Default
  75. This set is opened when you choose Remember? from the “apple” menu.  It will also be opened at Startup and when the DA is run from the Pop-up Alert window if you have not saved a separate set for that use.
  76.  
  77. • Startup
  78. Opened when the DA is automatically run at startup, or when it is run from the Pop-up Alert Window’s “Anything of Interest?” menu item.  You should include a What’s happening “Of Interest” window in this set to make sure you do not miss an important occasion.
  79.  
  80. • Alerts
  81. Used when you choose “Remember? DA” from the Pop-up Alert Window menu.
  82.  
  83. • User
  84. Just a spare set to use as you see fit.  It will be opened when you choose Remember? from the “apple” menu while holding down the Shift key.
  85.  
  86. A solid diamond mark will appear next to the item for the current open set of windows.  The diamond will be hollow if you have made changes to the window set (such as opening new windows, closing existing, or changing the contents of a What’s Happening window,) but haven’t saved them.
  87.  
  88.  
  89. Revert to Saved
  90. *************
  91. Closes the current windows and opens those saved in the set you select from the sub-menu.  Items in this sub-menu will be dimmed if you haven’t done a “Save Windows as” for that set.  There are command key shortcuts for each of the sets.  Also opens the standard occasion files (those last Saved in the «Occasion Files…» dialog.)
  92.  
  93. A solid diamond mark appears next to the current open set of windows.  The diamond will be hollow if you have made changes to the set.
  94.  
  95.  
  96. Occasion Files…
  97. *************
  98. Bring up the “Occasion Files” dialog.  This is where you select the set of files that contain your occasion definitions:
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113. The scrolling box shows the occasion files currently in use.  Only these files will participate in “What’s Happening” window displays, Startup Checks and pop-up alerts.  Click on any file in the list to select that file for the Close and Browse operations.  Use Shift-click and Command-click to select several files.
  114.  
  115. • New…
  116. Display the standard “Save” file dialog.  Type in a name and click “Save” to create a new, empty occasion file in the specified directory.  The file will also appear in the open files list.
  117.  
  118. • Open…
  119. Display the standard “Open” file dialog.  Select an existing occasion file and click “Open” to add it to the open files list.  Files that are already open will not appear in the dialog.
  120.  
  121. • Close
  122. Remove the selected files from the open occasion file list.
  123.  
  124. • Save
  125. Save the current list of occasion files for permanent use.  Changes you make to the list through New…, Open… or Close will be lost when you exit the DA unless you save them.
  126.  
  127. • Browse
  128. Exit the dialog and open Browse windows for the selected files.  Browse windows display a list of the occasions defined in an Occasion file and let you change options related to that file.  Double clicking on a file in the list will open a Browse window.
  129.  
  130. • Done
  131. Exit from the Occasion Files dialog.  Does not save changes.  See the “Save” button above.
  132.  
  133. ••• A note on Opening Occasion files:
  134. Expired “absolute occasions” will be deleted  whenever a file is opened if the master switch in the «Preferences… General» page and the individual file switch in the “Browse” window pop-up menu are both turned on.  (An “expired absolute occasion” is one with a specific month, day and year which has past.  For example, an occasion specified for “June 22, 1990” will expire on June 23, 1990, the following day, and would then be auto-deleted if the option has been switched on.)  This is a change from previous versions which used a somewhat unreliable method to determine when to delete an occasion.  This new method is not as general but more reliable.
  135.  
  136. You can open occasion files created by version 1.3x using the Open… button, but it is a one way trip.  The file will be changed to a new format and no longer usable with the old version of “Remember?”.  You are prompted before the conversion is performed.  Very old versions did not keep the occasions in alphabetical order.  After opening these files you should do the following:
  137.  
  138. (1) Open a “Browse” window for the file.
  139. (2)  Select all occasions in the file (click on first then Shift-click on last.)
  140. (3) Choose “Cut” from the Edit menu, all occasions are removed.
  141. (4) Immediately choose “Paste” which will reinsert the occasions in alphabetical order.
  142.  
  143. This can also help clean up an occasion file that has been fragmented from heavy use.
  144.  
  145.  
  146. Occasion Types…
  147. **************
  148. Accesses the occasion Type setup dialog where you can change the names and attributes of the Types. (Shown half-size:)
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160. You can also access this dialog by holding down the Option key while picking an item from the “Type:” pop-up menu in an “Edit Occasion” window.  Items in the dialog:
  161.  
  162. • Type:
  163. This text item shows the name of the type.  Changing the text changes the name.  Click in the small box at the right side and select a new name from the pop-up menu to examine the attributes of a different type. You will be prompted to save any changes you have made to the current type.
  164.  
  165. • “Of Interest” Advance Notification:
  166. Select the advance notification for occasions of this type in What’s Happening “Of Interest” windows.  Also applies to the Startup Check for occasions of interest.  Choices are:
  167.  
  168. «None»
  169. These occasions never appear in “Of Interest” windows and are ignored at startup.
  170.  
  171. «Days»
  172. Notify when occasions of this type will occur within a specific number of days. Zero (0) days notice means to notify only on the day that the occasion occurs.
  173.  
  174. «Standard»
  175. Notify when within the “Standard Notification” period.  This is shared by all of the types and is effectively the “default” advance notification period.
  176.  
  177. • Show a Pop-up Alert Window.
  178. The pop-up alert window will appear at the “Alert Me At” time specified by occasions of this type when this item is checked AND you have also turned on the master switch in the «Preferences… Alerts»page.
  179.  
  180. • Play This sound:
  181. The sound you select in this pop-up menu will be played at the “Alert Me At” time specified by occasions of this type when this item is checked AND you have also turned on the master switch in the «Preferences… Alerts»page.  The box to the right is a pop-up menu of all sounds currently installed in your system.  The default sound is the current “beep” sound as set by the “Sound” control panel.  You can play a sound even if the pop-up window does not appear.
  182.  
  183. • Appears in “What’s Happening” window (prefixed by string:…)
  184. When checked, occasions of this type will appear in “What’s Happening” windows on the appropriate days.  They will be prefixed by the given string, which you can change.  The string can be at most eight (8) characters long.
  185.  
  186. • Using Text Style…
  187. Clicking on this button brings up a text style dialog where you can set the appearance of text within “What’s Happening” lists (font, size, style and color.)  The selected color will also be used for the color of the small icon in the alert window.
  188.  
  189.  
  190. • Standard Notification:
  191. The number of days advance warning you would like for all Occasion Types with an “Of Interest” Advance Notification of Standard.  Set this to the number of days notice you want for most occasions.
  192.  
  193.  
  194. ••• The Predefined Occasion Types
  195.  
  196. “Remember?” provides some predefined occasion types.  THESE ARE ONLY SUGGESTIONS!  You can change ALL of the predefined types.  You should leave the “Trivia” type alone since the occasions provided by the author use that type.  The types Untitled#1…Untitled#4 are for your use. The predefined types are:
  197.  
  198. • Default
  199. Unless you select another type, new occasions get this one. These occasions appear in “What’s Happening” windows, can auto-run the DA, can pop-up an alert window with sound, and are prefixed with a single bullet (•) character. Uses Standard warning.
  200.  
  201. • Urgent
  202. For those very important occasions.  Same as Default except a larger font, bright red color and prefixed by three bullet characters.
  203.  
  204. • Meeting
  205. Important meetings.  Same as Default except prefixed by two bullets.
  206. Personal Miscellaneous personal appointments (take the car to the mechanics, run Billy to Ballet, etc.)  Same as Default except prefixed with special string.
  207. Payment Car and house loan payments, etc.  Displayed in green and prefixed with a US dollar sign.
  208.  
  209. • Party
  210. Party, party, party!  Displayed in bright orange outline and prefixed with an exclamation point.
  211.  
  212. • Trip
  213. Getting away from it all.  Displayed in relaxing aqua and prefixed with an infinity sign (for no apparent reason.  I just think it looks nice.)
  214.  
  215. • Birthday
  216. Cheery blue and prefixed with a little party hat (well, actually it is a Greek “delta”.)
  217.  
  218. • Untitled#1
  219. • Untitled#2
  220. • Untitled#3
  221. • Untitled#4
  222. Same as Default.  Change as you see fit.
  223.  
  224. • Alert
  225. Same as Default, except notification is set to None, it won’t auto-run the DA.  Use this for items such as TV shows, where you want a pop-up alert telling you it is coming up soon, but not a notification when you turn on the computer in the morning.
  226.  
  227. • Tickler
  228. Play a sound only at the specified alert time.  Assign a unique sound and use it for things that occur every day, like lunch, and do not need a pop-up alert or to appear in a “What’s Happening” window.
  229.  
  230. • Trivia
  231. For items that are informational only, you want them to appear in the “What’s Happening” window but not otherwise bother you.  No advance notification and won’t display pop-up alerts.  Used for all of the birthdays and holidays provided with the package.
  232.  
  233. • Ignored
  234. Completely ignore the occasion.  Everything is turned off.  Change an occasion to this type when you want to get rid of it without actually deleting it.
  235.  
  236. (Back to the main menu items…)
  237.  
  238.  
  239. Preferences…
  240. ***********
  241. Access the “Preferences” Dialog.  This is a three page dialog that allows you to change various options controlling the behavior of the DA, INIT and Alerts.  Select a page by clicking on one of the three radio buttons at the top of the dialog.  (Complete pictures of the dialogs have been omitted for the sake of space.  You may want to bring up the «Preferences…» dialog while reading this to get a better feel for its operation.)
  242.  
  243. In the following, a “master switch” is an item that overrides options in other parts of the package.  Turning off a “master switch” disables that feature throughout the entire package.
  244.  
  245. Pictures of the dialog pages are not included to save space.  Open the DA while reading to see exactly what they look like.
  246.  
  247.  
  248. ••• Preference page: General
  249.  
  250. • Check for Occasions of Interest:
  251. Master switch for the startup checks performed by “Remember? Extension” when you turn on or restart your system.  The checks will be performed if this item is turned on, otherwise no startup checks will be done.
  252.  
  253. When turned on, you have two choices for when the checks will be performed.  “Every Startup” does them every time you turn on or Restart your Mac.  “First Startup Each Day” only runs the checks the first time you turn on or Restart your machine each day (the “lazy” icon will be displayed for any startup after the first.)
  254.  
  255. The next two checkboxes let you select what action will be taken when an occasion of interest is found.  “Run the DA” will automatically open the Desk Accessory.  Turn on “Play the Associated Sound” and “Remember? Extension” will play the sound associated with the occasion’s Type.  The “beep” sound will be used if the Type does not specify a sound.
  256.  
  257. NOTE:  In order to play sounds installed with SuitCase™ you must make sure that the "SuitCase™" extension file loads before "Remember? Extension."  You can do this by renaming "Remember? Extension" to "tRemember? Extension" (or "zRemember? Extension", as long as the first letter is "t" through "z".)  Sounds installed using Font/DA Juggler, for some reason, may not be accessible during the startup process.  The only sounds that can be played reliably are those in your “System” file and those installed in the “Remember’s Settings” file.  Use Sound Mover, ResEdit or some other resource or sound utility to install the sounds.
  258.  
  259. • Open “Default” set of Windows at DA startup.
  260. When checked, the DA will automagically open the windows you have saved as the set “Default” when you select it from the “apple” menu. Holding down the “Shift” key while you start the DA will open the “User” set if it exists.
  261.  
  262. • Allow auto-delete of expired occasions.
  263. Master switch for the “auto-delete” option for “absolute” occasions.  No auto-deletes will occur in any file if this option is turned off.  When this item is turned on, each occasion file has an independent option to control auto-delete of expired absolute occasions within it.  (See “Occasion Files…” for info on the auto-delete feature.)
  264.  
  265.  
  266. ••• Preference page: Alerts
  267.  
  268. • Play sound at Alert Time.
  269. Master switch for the playing of sounds at an occasion’s “Alert Me At” time.  If this option is turned on, each occasion type specifies whether and exactly which sound it plays through the «Occasion Types…» dialog.
  270.  
  271. • Show Pop-up Window at Alert Time:
  272. (click in screen to change placement of the alert.)
  273. Master switch for the display of the pop-up alert window at any occasion’s “Alert Me At” time.  The window will automatically pop-up at appropriate occasion times if this option is turned on, otherwise you will have to use the “hot key” to manually check for alert occasion times.  Each occasion Type specifies whether its occasions display a pop-up alert window through the «Occasion Types…» dialog.
  274.  
  275. The small white rectangle within the larger grey one shows where the window will appear.  Click in the larger rectangle to select one of the nine possible placements.
  276.  
  277. • Pop-up Hot Key: Command-option-`
  278. (press a Command-key combination to change the key.)
  279. Master switch for the “hot key” used to manually show the pop-up alert window.  Pressing the Command key (also known as “open apple”, “propeller” or “clover”) with other keys while in this page will change the hot key.  Be careful not to assign a hot key sequence used by other applications. 
  280.  
  281. The pop-up alert “hot key” doesn’t actually show the pop-up window while you are in this preference page.  Any Command key sequence you press is interpreted as a new “hot key”.
  282.  
  283.  
  284. ••• Preference page: Visuals
  285.  
  286. • Change Text Style
  287. Click this button after selecting one of the text styles in the scrolling list above it.  Brings up the following “text style” dialog that allows you to change the appearance of some of the text items in various windows.
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300. Some of the items in the style dialog will not appear if that attribute cannot be changed for the selected type of text.  You will only be able to change the text color if your Mac supports color.  The text style used for the various occasion Types can be changed in the «Occasion Types…» dialog.
  301.  
  302. Styles you can change:
  303.  
  304. «General text»
  305. Default font, size, style and color for most text.
  306.  
  307. «W.H. window day titles»
  308. The date string above each day in “What’s Happening” lists.
  309.  
  310. «Printed page titles»
  311. Title strings at the top of Printed pages.
  312.  
  313. «Browse print headings»
  314. Titles of occasion fields in “Browse” window Prints.
  315.  
  316. «…occasions»
  317. Occasion descriptions in “Browse” window Prints.
  318.  
  319. «W.H. printed calendar»
  320. The calendar at the top of pages for “What’s Happening” Prints.
  321.  
  322. «…day titles»
  323. The date string starting each day in “What’s Happening” Prints.
  324.  
  325. «…occasions»
  326. Descriptions of occasions in “What’s Happening” Prints.
  327.  
  328. «Calendar day numbers»
  329. A mundane day number in a calendar box.
  330.  
  331. «…Today’s day number»
  332. Day number for “Today” in a calendar box.
  333.  
  334. «…days w/occasions»
  335. A day in a What’s Happening calendar with occasions.
  336.  
  337. «…Today w/occasions»
  338. Both of the above.
  339.  
  340. «Text in pop-up alerts»
  341. Text in the Pop-up Alert window.
  342.  
  343. • Change Color
  344. Change some of the colors used in windows.  Available only if your Mac supports color.  Uses the standard color picker dialog.  NOTE: some of the window colors are ignored under System 7.0.
  345.  
  346. The colors you can change:
  347.  
  348. «Window background»
  349. DA window backgrounds, normally white.
  350.  
  351. «…frame»
  352. Window border.
  353.  
  354. «…title text»
  355. Window title bar.
  356.  
  357. «…title hilite»
  358. Those horizontal lines bracketing the window title.
  359.  
  360. «…title background»
  361. The white area behind the window title and hilite lines.
  362.  
  363. «Alert background»
  364. Background of the pop-up alert window.
  365.  
  366. «…border (light)»
  367. «…border (dark)»
  368. These items define the color of the 3D border around the alert window. (Play with it to see the effect.)
  369.  
  370. «…icon background»
  371. Background for the small icon at the upper left of the alert window.
  372.  
  373.  
  374. Page Setup…
  375. **********
  376. The standard Mac printer setup dialog.  The setup is saved in the configuration file for future printing.  Run through this dialog at least once before printing anything.
  377.  
  378.  
  379. About “Remember?”…
  380. *****************
  381. Brings up a dialog telling you all kinds of good things about the package.  Most importantly it gives the version number and my name and address so you can dash off that ShareWare payment (hint, hint)  There may even be a little more than is apparent to the eye (and ear if a certain sound is installed.)
  382.  
  383.  
  384. Quit
  385. ****
  386. Closes all open windows and files and shuts down the Desk Accessory.  If you have open edit windows with changes you will be prompted as to whether you want them saved.  Currently, any Edit Occasion windows with unresolved problems are not saved.  This may change in the future.
  387.  
  388. WARNING ABOUT QUITING WITH MULTI-FINDER AND SYSTEM 7.0:
  389. The mini-application that is used by System 6.0 MultiFinder to run Desk Accessories has its own “Quit” menu option.  USE “Remember?’s” Quit RATHER THAN THE DA HANDLER “Quit.”  The DA handler makes a nasty assumption that Desk Accessories have only one window.  The result is that using the DA Handler’s Quit command with more than one “Remember?” window open will cause, at best, strange behavior the next time you open the DA.  To prevent possible accidental use, the DA Handler’s "Quit" item will be disabled while the DA is open.
  390.  
  391. The “Quit” item in System 7.0 only closes the front window.
  392.  
  393. BIG WARNING ABOUT “Restart” AND “Shutdown” WITH SYSTEM 7.0!
  394. Unfortunately, System 7.0 is even less friendly to DAs with more than one window.  If you choose either Restart or Shutdown from the Finder when “Remember?” has two or more windows open, it will close only the front window and then sit there in the DA.  Pick Quit from the “Remember?” menu and the system will continue.  This is a boo-boo in System 7 (in my biased opinion anyway) and I still do not have a fix.
  395.  
  396. Continue with "Part 4, The DA Windows".
  397.